چطور با Excel گزارش فروش قابل تصمیم بسازیم؟
از ساخت جدول منظم تا تفسیر نرخ تبدیل و پیشنهادهای معطل، با یک مثال آموزشی ساده.
گزارش فروش زمانی مفید است که به یک تصمیم کمک کند. برای مثال، مدیر فروش می‌خواهد بداند چرا پیشنهادهای زیادی ارسال شده ولی تعداد سفارش‌ها رشد نکرده است. برای پاسخ، داده باید یکدست باشد و تعریف هر شاخص از ابتدا روشن باشد.
هر ردیف را به یک فرصت فروش اختصاص دهید
ستون‌های شناسه فرصت، تاریخ ایجاد، دسته محصول، مشتری، مبلغ، وضعیت، تاریخ تصمیم و دلیل نتیجه را تعیین کنید. اگر چند نسخه پیش‌فاکتور برای یک فرصت صادر شده است، شناسه فرصت را ثابت نگه دارید. شمارش هر نسخه به‌عنوان یک فرصت جداگانه می‌تواند نرخ تبدیل را مخدوش کند.
شاخص را با مخرج روشن تعریف کنید
در یک مثال آموزشی، از ۴۰ فرصت مختومه، ۱۲ مورد به سفارش رسیده است. نرخ تبدیل این مجموعه ۳۰ درصد است. فرصت‌های باز را جدا نمایش دهید. اگر دوره‌های زمانی را مقایسه می‌کنید، از یک تعریف یکسان برای تاریخ ورود یا تاریخ مختومه‌شدن استفاده کنید.
گزارش را به سه سؤال محدود کنید
- چه تعداد فرصت در هر مرحله داریم؟
- کدام فرصت‌ها بدون اقدام بعدی یا بیش از زمان معمول معطل‌اند؟
- پرتکرارترین دلیل نتیجه منفی در فرصت‌های مختومه چیست؟
با جدول محوری می‌توانید تعداد یا مبلغ را به تفکیک دسته محصول، دوره و وضعیت ببینید. کنار هر نمودار یک اقدام مشخص بنویسید. اگر بخش زیادی از پیشنهادها به دلیل زمان تحویل متوقف شده، جزئیات را با واحد تأمین مرور کنید و نتیجه را در گزارش بعدی بسنجید.
